Fiche client et chien en Belgique : quoi renseigner avant la prestation

Fiche client et chien en Belgique : quoi renseigner avant la prestation Dernière mise à jour : juin 2026 — Checklist opérationnelle pour éducateurs, pet-sitters et promeneurs en Belgique. Ce n'est pas un conseil juridique : obligations légales (identification animale, protection des données, contrats) évoluent — complétez avec votre contrat BE, votre assureur (RC pro BE) et, pour le RGPD, l'Autorité de protection des données (APD) si besoin. La fiche client et la fiche chien ne sont pas de la paperasse : ce sont les données qui évitent un appel paniqué à 22 h, une séance qui dérape ou un litige sur un comportement « jamais signalé ». Sans minimum collecté avant la première prestation payante (BCE, Stripe), vous improvisez — et l'assurance n'aime pas l'improvisation. Cet article est ancré Belgique — distinct du guide fiche client chien (France) qui couvre aussi pension, toilettage et check-in chenil (périmètre FR). Ici : prestations à domicile, séances, visites, promenades — pas de module pension Rintintin en Belgique. Complète contrat prestation BE, annulation BE et pet-sitter Belgique. Utile sans logiciel : carnet, tableur ou PDF suffisent si la structure est claire. Belgique vs France : ne pas copier la fiche pension | Sujet | Fiche client FR | Belgique (cet article) | |-------|----------------------------------------------------------------------------------------------|------------------------| | Périmètre | Pension, toilettage, éducation | Éducation, pet-sitting, promenade | | Check-in chenil | Vaccins, box, nuitée | Hors scope BE Rintintin | | Identifiant pro | SIRET (facturation) | BCE sur devis / facture comptable | | Contrat lié | Contrat pension FR | Contrat prestation BE | | Clientèle | France | Wallonie, Bruxelles, parfois bilingue FR/NL | Erreur : réutiliser une fiche pension (vaccins chenil, catégorie, box) pour une visite pet-sitter de 30 minutes — vous surchargez le client et ratez l'essentiel (accès, réactivité, urgence). Fiche humaine (propriétaire) : le socle belge Indispensable (tous métiers BE) | Information | Pourquoi | |-------------|----------| | Nom + prénom | Contrat, devis | | Téléphone | Urgence, retard, rappels RDV | | Email | Confirmations, politique annulation | | Adresse prestation | Domicile, km, zones (Bruxelles, Liège…) | Fortement recommandé - Contact secondaire (conjoint, famille) si titulaire injoignable ; - Langue préférée (français / néerlandais / anglais) — clientèle Bruxelles et Flandre limitrophe ; - Numéro TVA client si client professionnel (refuge, école) — facture via comptable ; - Notes internes : relation, sensibilités — privées, non partagées sans accord. Utile au quotidien - Digicode, parking, accès immeuble ; - Frontalier (FR/NL/LU) : adresse prestation en Belgique vs facturation — BCE ; - origine client (visibilité locale BE). Pas de SIRET côté client particulier — vous facturez avec votre BCE, pas avec un identifiant français. Fiche chien : cœur métier (prestation BE) Indispensable | Information | Pourquoi | |-------------|----------| | Nom | Identification quotidienne | | Race ou type | Technique, anticipation | | Âge / naissance | Chiots, seniors | | Sexe / stérilisation | Comportement, groupes | | Identification (puce) | Légal BE, annexe contrat | | Poids | Manipulation, sécurité | Comportement et sécurité - sociabilité chiens / humains / enfants ; - peurs (orage, vélo, aspirateur) ; - réactivité — séance sécurisée ; - rappel (promenade, éducation terrain) ; - antécédents morsure ou bagarre ; - limites pro : ce que vous ne faites pas (cadre client). Un promeneur qui ignore la réactivité aux vélos en promenade urbaine recrée un incident évitable. Santé (recommandé → quasi obligatoire) - maladies connues ; - traitements en cours et horaires ; - allergies ; - vétérinaire habituel + contact urgence ; - dernière vaccination / antiparasitaire (contexte promenade, contact autres chiens). Distinct pension FR : pas de checklist toux de chenil systématique pour une séance éducative — sauf si votre assurance ou club l'exige ; notez la source de l'exigence. Checklist par métier (Belgique) Éducateur / coach canin Avant première séance : - objectif propriétaire (une phrase) ; - ce qui a déjà été tenté ; - environnement (enfants, autres animaux, appartement Bruxelles vs jardin périurbain) ; - réactivité, incidents passés ; - vétérinaire ; - accord photos pédagogiques (RGPD). Après chaque séance : progrès, exercices, devoirs — compte-rendu même court. Pet-sitter (visites / garde domicile) Alignez organiser pet-sitter BE : - accès logement (clés, alarme, codes) ; - consignes sortie (durée, laisse, zones) ; - nourriture, médicaments et horaires ; - contact urgence + véto ; - police animaux si applicable (commune). Promeneur Voir promeneur Belgique : - qualité rappel ; - réactivité autres chiens ; - muselière nécessaire ? ; - zones autorisées (parcs, terrils Hainaut — prudence) ; - météo / plan B (annulation BE). Ce que la fiche BE ne remplace pas - Contrat / CGV signés ou acceptés ; - Devis forfait validé comptable ; - Attestation RC Pro pour partenaires — pas sur la fiche chien, mais dans dossier pro. Lien avec le contrat : annexe chien intégrée Le contrat prestation BE renvoie à une annexe chien — votre fiche remplie et datée devient partie intégrante : | Élément fiche | Clause contrat typique | |---------------|------------------------| | Comportement déclaré | Sincérité client | | Réactivité omise | Droit refuser / arrêter séance | | Contact urgence | Responsabilité partagée | | Photos | Consentement RGPD | Workflow : questionnaire → revue avant RDV → signature ou email « bon pour accord infos » → archivage avec contrat. Quand collecter ces informations ? | Moment | Contenu | |--------|---------| | Réservation en ligne | Identité, chien, 3–5 questions ciblées | | Email / formulaire | Questionnaire PDF ou Google Form | | Premier appel | Trous critiques (réactivité, accès) | | Avant paiement Stripe | CGV + fiche minimum validée | Règle : 80 % avant la prestation — pas la course dans le hall à Namur ou Mons entre deux domiciles. Papier, Excel ou logiciel ? | Support | Avantages | Limites | |---------|-----------|---------| | Cahier / fiches papier | Simple, zéro coût | Pas lié RDV, équipe | | Excel / Notion | Structuré, export | Saisie double si agenda séparé | | Logiciel métier BE | Fiche ↔ RDV, historique | Choisir outil BCE / BE — pas FR-only pension | L'important : une source unique consultée avant chaque prestation. Voir agenda papier vs logiciel — principes valables en Belgique. Sans logiciel : modèle une page client + une page chien, classeur par commune ou zone — suffisant pour 5–8 prestations/semaine si discipline de mise à jour. RGPD en Belgique (APD) : bonnes pratiques Vous traitez des données personnelles (client) et parfois santé (chien) — sensibles au regard du RGPD. | Principe | Application pro chien BE | |----------|--------------------------| | Finalité | Suivi prestation, facturation, sécurité | | Minimisation | Pas de numéro national client inutile | | Transparence | Notice privacy site (qui, quoi, combien de temps) | | Durée | Archivage client inactif — archiver quand | | Photos | Consentement écrit réseaux / pédagogie | | Sous-traitants | Email, hébergeur, logiciel — mentions DPA si volume | Erreurs : groupe WhatsApp clients avec notes comportement ; photo chien sur Instagram sans accord ; conserver indéfiniment sans politique. APD : en cas de doute structurel (refuge, gros volume), consultez autoriteprotectiondonnees.be — pas un article de blog. Bilingue : notice privacy en FR ; version NL si clientèle flamande significative — cohérence avec CGV contrat BE. Erreurs fréquentes (fiche client BE) - fiche client sans chien associé ; - copier champs pension FR (box, nuitée) ; - pas de contact urgence ; - poids ou race « à peu près » ; - notes comportement dans la tête uniquement ; - oublier mise à jour après incident ; - données dans WhatsApp non archivées ; - fiche non jointe au contrat BE ; - client refuse infos santé — continuer sans clause écrite. Checklist fiche client + chien (Belgique) - [ ] Identité client + adresse prestation - [ ] Téléphone + contact secondaire - [ ] Chien : nom, race, âge, poids, puce - [ ] Comportement : réactivité, peurs, rappel - [ ] Santé : traitements, véto urgence - [ ] Métier : accès (pet-sitter) ou objectif (éducateur) - [ ] Annexe liée au contrat / CGV - [ ] Consentement photos si usage - [ ] Notice RGPD accessible - [ ] Mise à jour après chaque séance notable Bonnes pratiques au quotidien Avant chaque séance : 30 secondes sur fiche — urgence, dernière note comportement. Après RDV : une phrase actionnable (« rappel laisse 3 m, prochaine séance distance »). Trimestriel : fiches inactives 6 mois — reprise client. Ces réflexes restent indicatifs — alignez avec assurance et volume. Pour aller plus loin - Contrat prestation pro chien Belgique - Annulation RDV chien Belgique - Fiche client chien — guide France (comparer) - Devis et facturation BE - Hub Belgique Rintintin Pro permet de centraliser clients et chiens liés aux RDV en Belgique (BCE, Stripe) via le hub /be — sans remplacer votre contrat, votre questionnaire papier ni vos obligations RGPD ; facturation native (devis/PDF) disponible ; pas d'e-facturation Peppol ni module pension. Questions fréquentes Quelles infos minimales pour une première séance en Belgique ? Nom, téléphone, adresse, chien (race, âge, stérilisation, puce), objectif, réactivité connue, vétérinaire — voir checklist éducateur ci-dessus. La fiche belge est-elle la même qu'en France ? Structure proche, contenu différent : pas de pension/check-in FR ; lien contrat BE ; BCE pas SIRET. Plusieurs chiens dans un foyer ? Une fiche par chien, même propriétaire — évite mélange traitements et notes comportement. Le client peut-il compléter la fiche en ligne ? Souvent oui (formulaire) ; vous validez côté pro notes métier et complétez avant première prestation payante. Faut-il la puce sur la fiche pour une séance éducative ? Fortement recommandé (légal identification BE, annexe contrat) ; exigence stricte plutôt en promenade / assurance — vérifiez police RC. Que faire si le client refuse les infos santé ? Adapter ou refuser prestation — clause contrat BE ; surtout pet-sitting médicaments. Les notes internes sont-elles visibles par le client ? Non — côté pro sauf accord explicite ; RGPD : pas de diffusion WhatsApp groupe. Faut-il tout demander d'un coup ? Minimum vital avant RDV ; reste progressivement — sans bloquer urgence comportementale. Rintintin Pro stocke-t-il les fiches conformément au RGPD ? Gestion clients/chiens oui ; conformité globale (notice, durées, consentements) = votre responsabilité éditeur de traitement — voir APD si doute. --- Checklist indicative — adaptez à votre assurance RC pro belge, à votre contrat de prestation et à votre volume de clientèle.