Fiche client chien : quelles informations obligatoires renseigner ?
Rintintin Pro
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8 min de lecture
Une fiche incomplète, c'est un rendez-vous sans numéro d'urgence ou un séjour sans traitement noté — voici le minimum à collecter avant la première prestation.
Fiche client chien : quelles informations obligatoires renseigner ?
Réponse courte. Seule l'identification du chien est imposée par la loi : puce ou tatouage obligatoire après 4 mois, inscrite au fichier I-CAD (Code rural, art. L212-10, Service Public). Le reste de la fiche client (contacts, santé, comportement) relève de votre contrat, de votre assurance et du RGPD.
*Mis à jour le 24 octobre 2026. Sources : Code rural (article L212-10), Service Public, ministère de l'Agriculture, DRAAF Occitanie (fiches garde avec et sans hébergement, version du 6 octobre 2025), CNIL. Checklist opérationnelle pour pros du chien : complétez-la avec votre règlement intérieur et votre assurance.*
La fiche client et la fiche chien ne sont pas de la paperasse : ce sont les données qui évitent un appel paniqué à 22 h ou une séance qui dérape. Sans minimum collecté avant la première prestation, vous improvisez — et l'assurance n'aime pas l'improvisation.
Ce que la loi impose vraiment (France, octobre 2026)
Le mot « obligatoire » est souvent utilisé à tort. Voici ce qui repose sur un texte, et ce qui relève de la bonne pratique.
Obligatoire : l'identification du chien
L'article L212-10 du Code rural impose l'identification des chiens de plus de 4 mois, et de tout chien avant une cession. Selon le ministère de l'Agriculture, elle se fait par tatouage ou par puce électronique (un code de 15 chiffres), enregistrée au fichier national I-CAD avec les coordonnées du propriétaire. Service Public précise que détenir un chien non identifié né après le 1er janvier 2012 est puni d'une amende de 750 €. Noter le numéro d'identification sur la fiche vous permet de le vérifier au premier accueil.
Obligatoire pour les pensions : registres et documents de fonctionnement
La fiche de la DRAAF Occitanie sur la garde avec hébergement (version du 6 octobre 2025) rappelle qu'une pension doit utiliser des installations conformes ainsi que « les registres, procédures et documents de fonctionnement » prévus par les arrêtés du 19 juin 2025 et du 25 octobre 1982. Votre fiche chien alimente directement ces registres : identification, dates d'entrée et de sortie, propriétaire. Voir aussi notre guide sur le registre d'identification en pension.
Encadré par le RGPD : ce que vous collectez et combien de temps
Le RGPD ne vous dit pas quelles cases remplir, mais il impose de ne collecter que les données utiles à la prestation et de fixer une durée de conservation limitée (CNIL, durées de conservation). Les informations de santé du chien ne sont pas des données personnelles du propriétaire, mais ses coordonnées, son adresse et vos notes sur lui le sont.
Bonne pratique (pas une obligation légale)
Contact d'urgence, vétérinaire habituel, peurs, réactivité, alimentation : aucun texte ne les impose pour un éducateur ou un pet-sitter, mais votre assureur et votre contrat peuvent les exiger. En pension, ce sont de fait des informations indispensables.
Fiche humaine (le propriétaire) : le socle
Indispensable (tous métiers)
| Information | Pourquoi |
|---|---|
| Nom + prénom | Facturation, contrat, communication |
| Téléphone | Urgence, retard, rappels de rendez-vous |
| Devis, confirmations, relances | |
| Adresse | Domicile, frais de déplacement |
Fortement recommandé
- Contact secondaire (conjoint, famille) si le titulaire est injoignable ;
- Préférence de facturation (email, courrier) ;
- Notes internes : historique relationnel, sensibilités — privées, non partagées au client sans accord.
Utile au quotidien
- Complément d'adresse (digicode, parking, accès) ;
- origine du client (bouche-à-oreille, Google) pour suivre ce qui fonctionne.
Fiche chien : le cœur métier
Indispensable (tous métiers)
| Information | Pourquoi |
|---|---|
| Nom | Identification quotidienne |
| Race ou type | Anticipation comportement et technique |
| Âge ou date de naissance | Chiots, seniors, vaccins |
| Sexe / stérilisation | Groupes, pension, comportement |
| Identification (puce ou tatouage) | Légal, pension, check-in |
| Poids | Manipulation, box, santé |
Comportement et sécurité (recommandé partout)
- sociable avec les chiens / les humains ;
- peurs connues (orage, vélo, aspirateur…) ;
- réactivité (chiens, humains, enfants) ;
- rappel pour promenade et éducation terrain ;
- antécédents de morsure ou de bagarre.
Un toiletteur qui ignore la sensibilité aux pattes recrée un incident évitable.
Santé (recommandé → quasi obligatoire en pension)
- maladies connues ;
- traitements en cours ;
- allergies ;
- dernier vermifuge et antiparasitaire ;
- vétérinaire habituel ;
- assurance animale (si existante).
Checklist par métier
Éducateur / comportementaliste
Avant la première séance :
- objectif du propriétaire (une phrase claire) ;
- ce qui a déjà été tenté ;
- environnement (enfants, autres animaux, logement) ;
- niveau d'énergie du chien ;
- peurs, réactivité, incidents passés ;
- coordonnées du vétérinaire.
Après chaque séance : notez progrès, exercices, devoirs — votre futur vous remerciera.
Voir aussi le déroulé de première consultation.
Pension / hébergement
Avant l'arrivée :
- vaccins à jour (carnet vérifié) ;
- catégorie du chien si votre structure applique des règles spécifiques ;
- contact d'urgence + vétérinaire ;
- alimentation : marque, quantité, nombre de repas par jour ;
- traitements et horaires ;
- comportement en solitude, propreté ;
- ententes avec les autres chiens.
Alignez avec votre contrat de garde.
Toilettage
- état du pelage (nœuds), date de dernière visite ;
- sensibilité peau, oreilles, griffes ;
- comportement sur la table (calme, stress, mordille) ;
- besoin de muselière ?
Pet sitter / promenade
- accès au logement (clés, alarme, codes) ;
- consignes de sortie (durée, laisse, zones interdites) ;
- qualité du rappel et réactivité ;
- contact vétérinaire d'urgence ;
- nourriture et médicaments si garde à domicile.
Quand collecter ces informations ?
| Moment | Contenu |
|---|---|
| Réservation en ligne | Identité, chien, questions courtes liées à la prestation |
| Email avant le RDV | Questionnaire ou formulaire |
| Premier appel | Compléter les trous critiques |
| Accueil / check-in | Vérification carnet, signature |
Règle : visez 80 % des infos avant la prestation — pas la course dans le hall d'entrée.
Carnet papier, tableur ou logiciel ?
| Support | Limite |
|---|---|
| Messages WhatsApp | Non structuré, difficile en équipe |
| Cahier / Excel | Pas lié aux rendez-vous |
| Logiciel métier | Fiche reliée aux RDV, devis, historique |
L'important : une source unique que toute l'équipe consulte avant d'ouvrir la porte ou le box.
Erreurs fréquentes
- fiche client sans chien associé ;
- un seul numéro (conjoint) sans joindre le titulaire facturé ;
- pas de contact d'urgence en pension ;
- poids ou race « à peu près » ;
- notes comportement dans la tête du moniteur uniquement ;
- oublier de mettre à jour après un incident ;
- données sensibles dans un groupe WhatsApp clients.
RGPD et conservation
- collectez le nécessaire à la prestation ;
- informez sur l'usage (suivi, facturation) ;
- définissez combien de temps vous gardez les données d'un client inactif ;
- ne partagez pas vos notes internes sans accord.
Pour aller plus loin
Dans Rintintin Pro, la fiche client et la fiche animal sont reliées aux réservations, à l'historique des séances et aux paiements, y compris dans l'offre Essentiel gratuite (sans carte bancaire). Pour les pet-sitters, la fiche peut aussi garder les informations d'accès au logement (adresse, digicode, clés). Voir la page Rintintin Pro pour les promeneurs et pet-sitters et notre article fiches clients et animaux centralisées.
Bonnes pratiques au quotidien
Avant chaque séance, parcourez la fiche en 30 secondes : contact d'urgence, dernière note comportement, vaccins si pension. Après le RDV, notez une phrase actionnable (« travail rappel en laisse, prochaine séance distance 3 m ») plutôt qu'un compte rendu vague. Une fois par trimestre, relisez les fiches sans activité depuis 6 mois : un message de reprise vaut mieux qu'un client oublié. Ces réflexes restent indicatifs : adaptez-les à votre assurance et à votre volume de clientèle.
Questions fréquentes
Quelles infos minimales pour une première séance d'éducation ?
Nom, téléphone, chien (race, âge, stérilisation, numéro d'identification), objectif du propriétaire, réactivité connue et vétérinaire habituel.
La puce est-elle obligatoire sur la fiche ?
L'identification du chien est obligatoire après 4 mois (puce ou tatouage, article L212-10 du Code rural). Noter son numéro sur la fiche est indispensable en pension, pour les registres, et fortement recommandé pour tous les autres métiers.
Plusieurs chiens dans un foyer ?
Une fiche par chien, même propriétaire — évite les mélanges de traitements.
Le client peut-il compléter sa fiche lui-même ?
Souvent oui via formulaire ; vous complétez côté pro pour les notes métier.
Les notes internes sont-elles visibles par le client ?
Non — elles restent côté professionnel sauf accord explicite.
Que faire si le client refuse les infos santé ?
Adaptez ou refusez la prestation selon votre contrat — surtout en pension collective.
Combien de temps garder une fiche client chien ?
Le RGPD impose une durée limitée et définie à l'avance, adaptée à l'usage : suivi des prestations, facturation, obligations comptables. Fixez une règle écrite pour les clients inactifs et appliquez-la, comme le recommande la CNIL.
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*Checklist indicative — adaptez à votre assurance responsabilité civile et à votre règlement intérieur.*
Questions fréquentes
Quand collecter ces informations ?
Règle : visez 80 % des infos avant la prestation — pas la course dans le hall d'entrée.
Carnet papier, tableur ou logiciel ?
L'important : une source unique que toute l'équipe consulte avant d'ouvrir la porte ou le box.
Quelles infos minimales pour une première séance d'éducation ?
Nom, téléphone, chien (race, âge, stérilisation, numéro d'identification), objectif du propriétaire, réactivité connue et vétérinaire habituel.
La puce est-elle obligatoire sur la fiche ?
L'identification du chien est obligatoire après 4 mois (puce ou tatouage, article L212-10 du Code rural). Noter son numéro sur la fiche est indispensable en pension, pour les registres, et fortement recommandé pour tous les autres métiers.
Plusieurs chiens dans un foyer ?
Une fiche par chien, même propriétaire — évite les mélanges de traitements.
Le client peut-il compléter sa fiche lui-même ?
Souvent oui via formulaire ; vous complétez côté pro pour les notes métier.
Les notes internes sont-elles visibles par le client ?
Non — elles restent côté professionnel sauf accord explicite.
Que faire si le client refuse les infos santé ?
Adaptez ou refusez la prestation selon votre contrat — surtout en pension collective.
Combien de temps garder une fiche client chien ?
Le RGPD impose une durée limitée et définie à l'avance, adaptée à l'usage : suivi des prestations, facturation, obligations comptables. Fixez une règle écrite pour les clients inactifs et appliquez-la, comme le recommande la CNIL.