Archiver client inactif éducateur canin

Archiver un client inactif : quand et comment (pro chien) Dernière mise à jour : juin 2026 — Guide hygiène CRM pour éducateurs, toiletteurs, pensions et pet sitters. Le RGPD impose de ne conserver que les données utiles — adaptez votre politique avec un conseil juridique. Un client inactif n'est pas un ennemi : c'est souvent quelqu'un qui a déménagé, changé de méthode ou reporté son projet. Mais une liste de 300 contacts fantômes ralentit la recherche, fausse votre ressenti d'activité et vous fait oublier les vrais réguliers. Actif vs inactif : définitions utiles | Profil | Signaux | Action typique | | | | | | Actif | RDV futur ou moins de 6 mois | Garder, proposer offres | | Dormant | 6 – 18 mois sans RDV, forfait restant | Relance ciblée une fois | | Inactif | Plus de 18 – 24 mois, pas de forfait | Retrait du fichier actif | | Prospect jamais converti | Un contact, zéro séance | Retrait si erreur | | Récidiviste no show | Historique négatif | Retrait après politique annulation | Ces seuils sont indicatifs — ajustez selon votre cycle (pension = annuel, éducateur = trimestriel). Pourquoi nettoyer son fichier ? retrouver vite un client actif ; ne pas confondre volume de fiches et activité réelle ; préparer une relance ciblée sur les dormants ; respecter le principe de minimisation des données (RGPD). Archiver ne veut pas dire « effacer l'histoire » : vos factures et obligations comptables peuvent exiger de garder des traces plus longtemps. Quand retirer un client du fichier actif ? Oui — cas pertinents prospect créé par erreur (doublon) sans réservation ; coordonnées invalides après deux relances ; fiche de test ; relation terminée depuis longtemps, zéro prestation et zéro forfait en cours ; demande explicite de retrait. Non — ou pas encore forfait ou crédits non consommés → régler d'abord ; dernier RDV il y a moins de 12 mois → relance fidélisation ; suivi comportemental long terme encore utile ; litige en cours (facture, annulation). Processus en 5 étapes 1. Vérifier la date du dernier rendez vous . 2. Contrôler solde forfait ou séances restantes. 3. Une relance si dormant 12 – 18 mois. 4. Exporter la ligne si besoin comptable (tableur). 5. Retirer du fichier actif si plus de relation commerciale en cours. Relancer avant d'archiver Message type (dormant 14 mois) : « Bonjour [Prénom], cela fait un moment depuis notre dernière séance avec [Chien]. Si vous souhaitez reprendre, je peux vous proposer un créneau. Sinon, je clos votre dossier actif — sans souci. » Une seule relance — pas de harcèlement. Retirer vs supprimer : attention | Action | Effet | | | | | Retirer du fichier actif | Le client n'apparaît plus dans votre liste courante ; l'historique passé peut rester pour la compta | | Supprimer toutes les données | Demande RGPD spécifique — à traiter avec rigueur | Ne retirez pas un client qui a encore un forfait payé ou un litige ouvert. Clients avec historique de séances Vous voulez peut être masquer le bruit sans perdre l'historique des séances : gardez la fiche en bas de liste ; note interne « inactif depuis [date] » ; ne le ciblez plus en campagne sauf relance annuelle. Si votre outil bloque le retrait tant qu'il existe des rendez vous passés, c'est normal — l'historique sert aussi vos statistiques. RGPD et conservation Base légale : contrat + intérêt légitime (suivi animalier) ; Durée : fichier « vivant » = actifs + dormants récents ; Factures : conservation selon obligations comptables (souvent 6 – 10 ans) ; Export : copie locale avant nettoyage massif post import. Hygiène CRM sans usine à gaz | Besoin | Astuce | | | | | Voir les actifs en premier | Tri par prochain RDV ou dernière activité | | Segmenter | Étiquette mentale ou note « VIP / dormant » | | Import massif | Nettoyer doublons tout de suite | | Équipe | Une seule source (pas Excel + messagerie + tête) | Checklist trimestrielle Parcourir le bas de liste (inactifs naturels) Dormants 12+ mois → une relance Vérifier forfaits orphelins Retirer prospects sans RDV créés par erreur Exporter un snapshot si besoin fiscal Erreurs fréquentes confondre retirer du fichier et effacer l'animal ; retirer avec forfait payé restant ; supprimer pour « faire de la place » sans vérifier l'historique ; aucune relance avant clôture ; croire que nettoyer le fichier efface les obligations comptables ; laisser 200 dormants et envoyer la même promo à tout le monde. Pour aller plus loin Fidéliser : forfait vs séance Historique des séances Indicateurs d'activité Rintintin Pro trie naturellement les clients les plus actifs en tête de liste — l'essentiel reste votre rituel trimestriel et une relance avant de clore un dossier. Questions fréquentes « Archiver » veut dire quoi concrètement ? Retirer du fichier actif que vous consultez au quotidien — pas forcément effacer toute trace légale. Le client peut il revenir ? Oui s'il réserve à nouveau ou si vous le re créez dans votre fichier. Puis je retirer quelqu'un avec d'anciennes séances ? Souvent non sans perdre le lien historique — préférez note « inactif » ou filtre par date. Combien de temps garder un dormant ? 12 – 24 mois selon activité, puis relance ou retrait si éligible. Import CSV : nettoyer quand ? Immédiatement après import — doublons sans RDV = candidats au retrait. Demande d'effacement RGPD ? Traitement au cas par cas — distinguer fichier commercial et obligations légales. Faut il archiver les no shows répétés ? Après application claire de votre politique — documentez avant retrait. Pratiques indicatives — adaptez à votre assurance, votre comptable et la réglementation applicable.