Fiche client chien : quelles informations obligatoires renseigner ?
Une fiche incomplète, c'est un rendez-vous sans numéro d'urgence ou un séjour sans traitement noté — voici le minimum à collecter avant la première prestation.
Fiche client chien : quelles informations obligatoires renseigner ? Dernière mise à jour : juin 2026 — Checklist opérationnelle pour pros du chien. Les exigences légales (identification, vaccins, contrats) varient selon activité et département : complétez avec votre règlement intérieur et votre assurance. La fiche client et la fiche chien ne sont pas de la paperasse : ce sont les données qui évitent un appel paniqué à 22 h ou une séance qui dérape. Sans minimum collecté avant la première prestation, vous improvisez — et l'assurance n'aime pas l'improvisation. Fiche humaine (le propriétaire) : le socle Indispensable (tous métiers) | Information | Pourquoi | |-------------|----------| | Nom + prénom | Facturation, contrat, communication | | Téléphone | Urgence, retard, rappels de rendez-vous | | Email | Devis, confirmations, relances | | Adresse | Domicile, frais de déplacement | Fortement recommandé - Contact secondaire (conjoint, famille) si le titulaire est injoignable ; - Préférence de facturation (email, courrier) ; - Notes internes : historique relationnel, sensibilités — privées, non partagées au client sans accord. Utile au quotidien - Complément d'adresse (digicode, parking, accès) ; - origine du client (bouche-à-oreille, Google) pour suivre ce qui fonctionne. Fiche chien : le cœur métier Indispensable (tous métiers) | Information | Pourquoi | |-------------|----------| | Nom | Identification quotidienne | | Race ou type | Anticipation comportement et technique | | Âge ou date de naissance | Chiots, seniors, vaccins | | Sexe / stérilisation | Groupes, pension, comportement | | Identification (puce ou tatouage) | Légal, pension, check-in | | Poids | Manipulation, box, santé | Comportement et sécurité (recommandé partout) - sociable avec les chiens / les humains ; - peurs connues (orage, vélo, aspirateur…) ; - réactivité (chiens, humains, enfants) ; - rappel pour promenade et éducation terrain ; - antécédents de morsure ou de bagarre. Un toiletteur qui ignore la sensibilité aux pattes recrée un incident évitable. Santé (recommandé → quasi obligatoire en pension) - maladies connues ; - traitements en cours ; - allergies ; - dernier vermifuge et antiparasitaire ; - vétérinaire habituel ; - assurance animale (si existante). Checklist par métier Éducateur / comportementaliste Avant la première séance : - objectif du propriétaire (une phrase claire) ; - ce qui a déjà été tenté ; - environnement (enfants, autres animaux, logement) ; - niveau d'énergie du chien ; - peurs, réactivité, incidents passés ; - coordonnées du vétérinaire. Après chaque séance : notez progrès, exercices, devoirs — votre futur vous remerciera. Voir aussi le déroulé de première consultation. Pension / hébergement Avant l'arrivée : - vaccins à jour (carnet vérifié) ; - catégorie du chien si votre structure applique des règles spécifiques ; - contact d'urgence + vétérinaire ; - alimentation : marque, quantité, nombre de repas par jour ; - traitements et horaires ; - comportement en solitude, propreté ; - ententes avec les autres chiens. Alignez avec votre contrat de garde. Toilettage - état du pelage (nœuds), date de dernière visite ; - sensibilité peau, oreilles, griffes ; - comportement sur la table (calme, stress, mordille) ; - besoin de muselière ? Pet sitter / promenade - accès au logement (clés, alarme, codes) ; - consignes de sortie (durée, laisse, zones interdites) ; - qualité du rappel et réactivité ; - contact vétérinaire d'urgence ; - nourriture et médicaments si garde à domicile. Quand collecter ces informations ? | Moment | Contenu | |--------|---------| | Réservation en ligne | Identité, chien, questions courtes liées à la prestation | | Email avant le RDV | Questionnaire ou formulaire | | Premier appel | Compléter les trous critiques | | Accueil / check-in | Vérification carnet, signature | Règle : visez 80 % des infos avant la prestation — pas la course dans le hall d'entrée. Carnet papier, tableur ou logiciel ? | Support | Limite | |---------|--------| | Messages WhatsApp | Non structuré, difficile en équipe | | Cahier / Excel | Pas lié aux rendez-vous | | Logiciel métier | Fiche reliée aux RDV, devis, historique | L'important : une source unique que toute l'équipe consulte avant d'ouvrir la porte ou le box. Erreurs fréquentes - fiche client sans chien associé ; - un seul numéro (conjoint) sans joindre le titulaire facturé ; - pas de contact d'urgence en pension ; - poids ou race « à peu près » ; - notes comportement dans la tête du moniteur uniquement ; - oublier de mettre à jour après un incident ; - données sensibles dans un groupe WhatsApp clients. RGPD et conservation - collectez le nécessaire à la prestation ; - informez sur l'usage (suivi, facturation) ; - définissez combien de temps vous gardez les données d'un client inactif ; - ne partagez pas vos notes internes sans accord. Pour aller plus loin - Check-in pension - Contrat de garde - Première consultation comportementaliste Centraliser client et chien dans un même outil — Rintintin Pro le permet — évite de redemander la race et le numéro de puce à chaque réservation. Questions fréquentes Quelles infos minimales pour une première séance d'éducation ? Nom, téléphone, chien (race, âge, stérilisation), objectif, réactivité connue, vétérinaire. La puce est-elle obligatoire sur la fiche ? Oui pour la pension (identification, registre) ; fortement recommandée partout. Plusieurs chiens dans un foyer ? Une fiche par chien, même propriétaire — évite les mélanges de traitements. Le client peut-il compléter sa fiche lui-même ? Souvent oui via formulaire ; vous complétez côté pro pour les notes métier. Les notes internes sont-elles visibles par le client ? Non — elles restent côté professionnel sauf accord explicite. Que faire si le client refuse les infos santé ? Adaptez ou refusez la prestation selon votre contrat — surtout en pension collective. Faut-il tout demander d'un coup ? Non : le minimum vital avant le RDV, le reste progressivement — sans bloquer une urgence comportementale. --- Checklist indicative — adaptez à votre assurance responsabilité civile et à votre règlement intérieur.