Fiche client chien Belgique : infos utiles

Fiche client et chien en Belgique : quoi renseigner avant la prestation Dernière mise à jour : juin 2026 — Checklist opérationnelle pour éducateurs , pet sitters et promeneurs en Belgique . Ce n'est pas un conseil juridique : obligations légales (identification animale, protection des données, contrats) évoluent — complétez avec votre contrat BE, votre assureur (RC pro BE) et, pour le RGPD , l'Autorité de protection des données (APD) si besoin. La fiche client et la fiche chien ne sont pas de la paperasse : ce sont les données qui évitent un appel paniqué à 22 h, une séance qui dérape ou un litige sur un comportement « jamais signalé ». Sans minimum collecté avant la première prestation payante ( BCE , Stripe), vous improvisez — et l'assurance n'aime pas l'improvisation. Cet article est ancré Belgique — distinct du guide fiche client chien (France) qui couvre aussi pension , toilettage et check in chenil (périmètre FR ). Ici : prestations à domicile, séances, visites, promenades — pas de module pension Rintintin en Belgique. Complète contrat prestation BE, annulation BE et pet sitter Belgique. Utile sans logiciel : carnet, tableur ou PDF suffisent si la structure est claire. Belgique vs France : ne pas copier la fiche pension | Sujet | Fiche client FR | Belgique (cet article) | | | | | | Périmètre | Pension, toilettage, éducation | Éducation , pet sitting, promenade | | Check in chenil | Vaccins, box, nuitée | Hors scope BE Rintintin | | Identifiant pro | SIRET (facturation) | BCE sur devis / facture comptable | | Contrat lié | Contrat pension FR | Contrat prestation BE | | Clientèle | France | Wallonie , Bruxelles , parfois bilingue FR/NL | Erreur : réutiliser une fiche pension (vaccins chenil, catégorie, box) pour une visite pet sitter de 30 minutes — vous surchargez le client et ratez l'essentiel (accès, réactivité, urgence). Fiche humaine (propriétaire) : le socle belge Indispensable (tous métiers BE) | Information | Pourquoi | | | | | Nom + prénom | Contrat, devis | | Téléphone | Urgence, retard, rappels RDV | | Email | Confirmations, politique annulation | | Adresse prestation | Domicile, km , zones (Bruxelles, Liège…) | Fortement recommandé Contact secondaire (conjoint, famille) si titulaire injoignable ; Langue préférée ( français / néerlandais / anglais ) — clientèle Bruxelles et Flandre limitrophe ; Numéro TVA client si client professionnel (refuge, école) — facture via comptable ; Notes internes : relation, sensibilités — privées , non partagées sans accord. Utile au quotidien Digicode, parking, accès immeuble ; Frontalier (FR/NL/LU) : adresse prestation en Belgique vs facturation — BCE ; origine client (visibilité locale BE). Pas de SIRET côté client particulier — vous facturez avec votre BCE , pas avec un identifiant français. Fiche chien : cœur métier (prestation BE) Indispensable | Information | Pourquoi | | | | | Nom | Identification quotidienne | | Race ou type | Technique, anticipation | | Âge / naissance | Chiots, seniors | | Sexe / stérilisation | Comportement, groupes | | Identification (puce) | Légal BE, annexe contrat | | Poids | Manipulation, sécurité | Comportement et sécurité sociabilité chiens / humains / enfants ; peurs (orage, vélo, aspirateur) ; réactivité — séance sécurisée ; rappel (promenade, éducation terrain) ; antécédents morsure ou bagarre ; limites pro : ce que vous ne faites pas (cadre client). Un promeneur qui ignore la réactivité aux vélos en promenade urbaine recrée un incident évitable. Santé (recommandé → quasi obligatoire) maladies connues ; traitements en cours et horaires ; allergies ; vétérinaire habituel + contact urgence ; dernière vaccination / antiparasitaire (contexte promenade, contact autres chiens). Distinct pension FR : pas de checklist toux de chenil systématique pour une séance éducative — sauf si votre assurance ou club l'exige ; notez la source de l'exigence. Checklist par métier (Belgique) Éducateur / coach canin Avant première séance : objectif propriétaire (une phrase) ; ce qui a déjà été tenté ; environnement (enfants, autres animaux, appartement Bruxelles vs jardin périurbain) ; réactivité, incidents passés ; vétérinaire ; accord photos pédagogiques (RGPD). Après chaque séance : progrès, exercices, devoirs — compte rendu même court. Pet sitter (visites / garde domicile) Alignez organiser pet sitter BE : accès logement (clés, alarme, codes) ; consignes sortie (durée, laisse, zones) ; nourriture, médicaments et horaires ; contact urgence + véto ; police animaux si applicable (commune). Promeneur Voir promeneur Belgique : qualité rappel ; réactivité autres chiens ; muselière nécessaire ? ; zones autorisées (parcs, terrils Hainaut — prudence) ; météo / plan B (annulation BE). Ce que la fiche BE ne remplace pas Contrat / CGV signés ou acceptés ; Devis forfait validé comptable ; Attestation RC Pro pour partenaires — pas sur la fiche chien, mais dans dossier pro. Lien avec le contrat : annexe chien intégrée Le contrat prestation BE renvoie à une annexe chien — votre fiche remplie et datée devient partie intégrante : | Élément fiche | Clause contrat typique | | | | | Comportement déclaré | Sincérité client | | Réactivité omise | Droit refuser / arrêter séance | | Contact urgence | Responsabilité partagée | | Photos | Consentement RGPD | Workflow : questionnaire → revue avant RDV → signature ou email « bon pour accord infos » → archivage avec contrat. Quand collecter ces informations ? | Moment | Contenu | | | | | Réservation en ligne | Identité, chien, 3–5 questions ciblées | | Email / formulaire | Questionnaire PDF ou Google Form | | Premier appel | Trous critiques (réactivité, accès) | | Avant paiement Stripe | CGV + fiche minimum validée | Règle : 80 % avant la prestation — pas la course dans le hall à Namur ou Mons entre deux domiciles. Papier, Excel ou logiciel ? | Support | Avantages | Limites | | | | | | Cahier / fiches papier | Simple, zéro coût | Pas lié RDV, équipe | | Excel / Notion | Structuré, export | Saisie double si agenda séparé | | Logiciel métier BE | Fiche ↔ RDV, historique | Choisir outil BCE / BE — pas FR only pension | L'important : une source unique consultée avant chaque prestation. Voir agenda papier vs logiciel — principes valables en Belgique. Sans logiciel : modèle une page client + une page chien, classeur par commune ou zone — suffisant pour 5–8 prestations/semaine si discipline de mise à jour . RGPD en Belgique (APD) : bonnes pratiques Vous traitez des données personnelles (client) et parfois santé (chien) — sensibles au regard du RGPD . | Principe | Application pro chien BE | | | | | Finalité | Suivi prestation, facturation, sécurité | | Minimisation | Pas de numéro national client inutile | | Transparence | Notice privacy site (qui, quoi, combien de temps) | | Durée | Archivage client inactif — archiver quand | | Photos | Consentement écrit réseaux / pédagogie | | Sous traitants | Email, hébergeur, logiciel — mentions DPA si volume | Erreurs : groupe WhatsApp clients avec notes comportement ; photo chien sur Instagram sans accord ; conserver indéfiniment sans politique. APD : en cas de doute structurel (refuge, gros volume), consultez autoriteprotectiondonnees.be — pas un article de blog. Bilingue : notice privacy en FR ; version NL si clientèle flamande significative — cohérence avec CGV contrat BE. Erreurs fréquentes (fiche client BE) fiche client sans chien associé ; copier champs pension FR (box, nuitée) ; pas de contact urgence ; poids ou race « à peu près » ; notes comportement dans la tête uniquement ; oublier mise à jour après incident ; données dans WhatsApp non archivées ; fiche non jointe au contrat BE ; client refuse infos santé — continuer sans clause écrite. Checklist fiche client + chien (Belgique) [ ] Identité client + adresse prestation [ ] Téléphone + contact secondaire [ ] Chien : nom, race, âge, poids, puce [ ] Comportement : réactivité, peurs, rappel [ ] Santé : traitements, véto urgence [ ] Métier : accès (pet sitter) ou objectif (éducateur) [ ] Annexe liée au contrat / CGV [ ] Consentement photos si usage [ ] Notice RGPD accessible [ ] Mise à jour après chaque séance notable Bonnes pratiques au quotidien Avant chaque séance : 30 secondes sur fiche — urgence, dernière note comportement. Après RDV : une phrase actionnable (« rappel laisse 3 m, prochaine séance distance »). Trimestriel : fiches inactives 6 mois — reprise client. Ces réflexes restent indicatifs — alignez avec assurance et volume. Pour aller plus loin Contrat prestation pro chien Belgique Annulation RDV chien Belgique Fiche client chien — guide France (comparer) Devis et facturation BE Hub Belgique Rintintin Pro permet de centraliser clients et chiens liés aux RDV en Belgique (BCE, Stripe) via le hub — sans remplacer votre contrat , votre questionnaire papier ni vos obligations RGPD ; facturation native (devis/PDF) disponible ; pas d'e facturation Peppol ni module pension. Questions fréquentes Quelles infos minimales pour une première séance en Belgique ? Nom, téléphone, adresse, chien (race, âge, stérilisation, puce ), objectif, réactivité connue, vétérinaire — voir checklist éducateur ci dessus. La fiche belge est elle la même qu'en France ? Structure proche , contenu différent : pas de pension/check in FR ; lien contrat BE ; BCE pas SIRET. Plusieurs chiens dans un foyer ? Une fiche par chien , même propriétaire — évite mélange traitements et notes comportement. Le client peut il compléter la fiche en ligne ? Souvent oui (formulaire) ; vous validez côté pro notes métier et complétez avant première prestation payante. Faut il la puce sur la fiche pour une séance éducative ? Fortement recommandé (légal identification BE, annexe contrat ) ; exigence stricte plutôt en promenade / assurance — vérifiez police RC . Que faire si le client refuse les infos santé ? Adapter ou refuser prestation — clause contrat BE ; surtout pet sitting médicaments . Les notes internes sont elles visibles par le client ? Non — côté pro sauf accord explicite ; RGPD : pas de diffusion WhatsApp groupe. Faut il tout demander d'un coup ? Minimum vital avant RDV ; reste progressivement — sans bloquer urgence comportementale. Rintintin Pro stocke t il les fiches conformément au RGPD ? Gestion clients/chiens oui ; conformité globale (notice, durées, consentements) = votre responsabilité éditeur de traitement — voir APD si doute. Checklist indicative — adaptez à votre assurance RC pro belge, à votre contrat de prestation et à votre volume de clientèle.