Check-in et check-out pension chien : procédure pas à pas
Samedi 9 h : trois arrivées, deux départs et un carnet de vaccination oublié. Sans procédure écrite, la journée dérape.
Check-in et check-out pension chien : procédure pas à pas Dernière mise à jour : juin 2026 — Procédure opérationnelle pour pensions familiales, chenils et structures multi-box. Adaptez durées et documents à votre règlement intérieur et à votre arrêté préfectoral. L'arrivée et le départ concentrent l'essentiel des risques : documents manquants, santé sous-estimée, objet oublié, facture contestée. Une procédure écrite et suivie à chaque fois protège l'animal, le propriétaire et votre équipe. Avant l'arrivée (J-7 à J-1) Confirmation et créneau Rappelez au propriétaire : - fenêtre d'arrivée (souvent 14 h – 18 h) et de départ (souvent 9 h – 11 h) ; - documents à apporter ; - acompte ou solde attendu. Affichez ces horaires sur votre site, vos emails et votre contrat de garde. Vérification capacité et box Confirmez qu'un box (ou une place) est libre sur toutes les nuits du séjour et que vous n'êtes pas au-delà de votre capacité maximale. Dossier chien à jour Consultez la fiche chien : alimentation, médicaments, vétérinaire, comportement. Demandez les mises à jour si le traitement a changé depuis la réservation. Check-in : procédure en 8 étapes 1. Accueil et identité - Vérifier l'identité du déposant (titulaire ou personne mandatée au contrat). - Confirmer le chien : race, couleur, puce lue au lecteur si possible. 2. Documents obligatoires | Document | Si manquant | |----------|-------------| | Contrat / conditions signés | Faire signer avant d'entrer le chien | | Carnet de vaccination | Refus ou report selon votre règlement | | Attestation catégorie 1/2 si concerné | Refus réglementaire | | Autorisation soins vétérinaires d'urgence | Faire signer sur place | 3. État de santé à l'entrée Inspection visuelle : yeux, oreilles, peau, boiterie, diarrhée. Notez tout signe sur la fiche d'entrée (photo si besoin). En cas de doute, proposez un passage vétérinaire avant admission. 4. Inventaire des effets personnels Colliers, laisses, nourriture (quantité), médicaments, panier, jouets. Cochez l'annexe « effets déposés ». Conseillez de retirer les colliers à risque en box. 5. Consignes finales au propriétaire Rappel des horaires de départ, numéro d'urgence de la pension, fréquence des nouvelles (photos, SMS). Confirmez le contact joignable pendant le séjour. 6. Attribution du box Accompagnez le chien jusqu'à son unité. Vérifiez eau, couchage, sécurité du grillage. Notez le nom du box dans le dossier. 7. Enregistrement « chien en séjour » Dans votre registre (papier ou logiciel) : date et heure d'arrivée réelles, box attribué, état constaté. Toute l'équipe doit voir que le chien est présent. 8. Registre légal (livre de police) Inscrivez l'arrivée avec identification du chien et horodatage — obligation pour les structures concernées. Vérifiez que la puce est renseignée. Durée cible : 15 à 25 min par chien en chenil organisé ; plus en pension familiale si l'échange propriétaire est long. Pendant le séjour - Appliquer le planning promenades / soins défini à l'entrée. - Noter incidents (comportement, santé) pour le compte rendu de départ. - Éviter de changer de box sans mettre à jour le planning — source de confusion. Check-out : procédure en 7 étapes 1. Préparation la veille Vérifier la facture (nuits réelles, suppléments médicaments, toilettage). Préparer les effets personnels dans un sac étiqueté. 2. Créneau de départ Respecter la fenêtre de départ (souvent le matin). Un retard peut entraîner un supplément journée — seulement si prévu au contrat. 3. Retour des effets et médicaments restants Faire signer l'inventaire de sortie. Signaler tout objet non récupéré. 4. Compte rendu oral État général, appétit, comportement, incidents. Rassurer sans minimiser un épisode de santé. 5. Paiement du solde Encaisser le solde avant de remettre le chien si vos conditions le prévoient. Remettre facture ou reçu. 6. Clôture du séjour Enregistrer date et heure de départ réelles. Mettre à jour le livre de police et libérer le box dans votre planning. 7. Nettoyage et remise en service Désinfection, literie, contrôle équipement. Le box redevient disponible pour le prochain séjour. Durée cible check-out : 10 à 20 min si la facture est prête. Gérer les pics (samedi matin) | Heure | Priorité | |-------|----------| | 9 h – 10 h | Départs rapides (chiens anxieux si attente) | | 10 h – 12 h | Nettoyage des box libérés | | 14 h – 18 h | Arrivées avec temps d'échange | Évitez trop d'arrivées et de départs au même créneau sans renfort. Cas particuliers Propriétaire en retard à l'arrivée Accueil hors fenêtre : tolérance ou supplément selon contrat. Notez l'heure réelle. Récupération par un tiers Exiger autorisation écrite ou clause au contrat. Vérifier pièce d'identité. Prolongation de dernière minute Vérifier box libre et capacité avant d'accepter. Annulation avant l'arrivée Appliquez votre politique d'annulation ; pas d'entrée au registre si le chien n'est jamais entré. Erreurs fréquentes - Arrivée sans box ni place confirmée ; - oublier la puce au registre ; - heures d'arrivée non communiquées à la réservation ; - pas de trace écrite de l'état du chien à l'entrée ; - départ sans libérer le box dans le planning ; - remise du chien avant règlement sans accord écrit. Pour aller plus loin - Contrat de garde - Capacité et surbooking - Fiche client : infos à collecter Rintintin Pro relie réservation, box, statut de séjour et registre — l'essentiel reste la même procédure sur le terrain, tenue par toute l'équipe. Questions fréquentes Combien de temps pour un check-in ? 15 à 30 minutes par chien selon documents, échange et tempérament. Peut-on accueillir sans box attribué ? Non dans une structure organisée : chaque chien doit avoir une place identifiée avant l'entrée. Quelles heures pour arrivée et départ ? Courant : arrivée après-midi (14 h – 18 h), départ matin (9 h – 11 h). Fixez les vôtres et tenez-vous-y. Quand remplir le livre de police ? À l'arrivée (entrée) et au départ (sortie), avec horodatage. Carnet de vaccination incomplet ? Selon votre règlement : refus, isolement ou délai — documentez la décision signée. Remettre le chien avant paiement ? Pratique courante : solde réglé avant remise, sauf accord de confiance écrit. Faut-il photographier l'état du chien à l'entrée ? Utile en cas de litige au départ — surtout pour pelage, yeux et blessures visibles. --- Procédure indicative — alignez-la sur votre contrat, votre assurance et la réglementation locale.